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Office Manager

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

La Société Fédérale de Participations et d’Investissement (SFPIM) est une société anonyme d’intérêt public dont l’État belge est l’unique actionnaire. SFPIM a pour vision et pour ambition de devenir le «Sovereign Wealth Fund of Belgium» et d’être un moteur d’économie durable et de prospérité sociale sur le long terme.

S’appuyant sur les valeurs communes et reconnues d’esprit d’équipe, de respect, de compétence, d’efficience et d’intégrité, SFPIM se veut un partenaire de confiance qui aide les entreprises belges à devenir des références dans leur secteur en leur proposant des «smart capital solutions». Sa stratégie d’investissement vise plus spécifiquement les entreprises rentables dans les domaines bien définis de la Finance, de l’Aéronautique, de la Santé, de l’Impact, de l’Energie ainsi que dans celui du Transport et de la Mobilité. La deuxième partie de sa mission consiste à préserver la stabilité à long terme de l’économie belge en contribuant à l’ancrage des actifs stratégiques pour les entreprises prometteuses comme pour les entreprises bien établies.

ROLE ET RESPONSABILITES

Vous rejoignez l’équipe de support administratif et IT qui travaille sous la supervision de la Head of HR & Office Management et du Chief Financial & Administration Officer (CFAO). Vous travaillez avec les autres équipes internes de SFPIM (Comité Exécutif, Finance & Control, Accounting, Legal, Investment Managers / Analyst, …) et également avec des intervenants externes (fournisseurs, propriétaire, secrétariat social, réviseurs, …). La fonction décrite ci-dessous concerne principalement SFPIM mais certaines prestations peuvent s’effectuer pour l’une ou l’autre de ses filiales.

 

L’Office Manager veillera à :

  • Gérer les contrats liés au bâtiment : relations avec le propriétaire et le syndic concernant la location des locaux et garages, la maintenance, le suivi des échéances et des renouvellements, les charges et taxes
  • Gérer les contrats fournisseurs de service (nettoyage, entretien des plantes, …), de fournitures (économat, boissons, mobilier, …) et de maintenance (imprimantes, téléphone, …). Inventaire et suivi des échéances pour le matériel lié à ces contrats, commande pour tout nouvel employé en coordination avec le responsable IT (matériel ICT et connectivité/abonnements, matériel de bureau, mobilier)
  • Gérer et faire le suivi de la flotte de véhicules : commandes short et long term, suivi des échéances, accidents, …
  • Assurer le traitement administratif des RH et la gestion de la DB de réserve de candidats et administrateurs,…
  • Être le backup de l’équipe support administratif et de la head of HR & Office management en cas d’absence ou de maladie (salles, téléphonie, accueil, organisation pratique, …)

PROFIL

Formation

  • Niveau Bachelor dans les sciences humaines ou sociales, sciences de gestion, droit, secrétariat, …

 

Expérience liée au métier

  • Vous disposez d’une expérience professionnelle avérée dans le domaine de l’office management et de l’assistance en RH
  • Vous avez négocié / suivi des contrats avec des fournisseurs et prestataires divers

 

Langues et outils

  • Vous maîtrisez le français et le néerlandais, ce qui est indispensable pour le bon accomplissement de la fonction
  • Vous maîtrisez l’anglais au niveau lecture afin de pouvoir lire et comprendre les données importantes de documents juridiques et comptables
  • Vous possédez des connaissances approfondies dans la suite Office (Outlook, Word, et Excell principalement) et êtes à l’aise avec les outils informatiques tels qu’un ERP (Odoo), un logiciel RH, …

 

Compétences comportementales

  • Vous êtes capable de fonctionner dans un environnement de manière autonome tout en possédant un solide esprit d’équipe
  • Pro-activité, rigueur et organisation
  • Sens analytique et persévérance
  • Disponibilité et flexibilité
  • Empathie et loyauté

STATUT ET AVANTAGES

Le candidat retenu sera engagé pour un contrat à durée indéterminée et bénéficiera des avantages suivants :

  • Couverture assurance maladie/invalidité/hospitalisation
  • Assurance groupe (pension/vie/décès)
  • Intervention de l’employeur dans les frais de déplacement (100%)
  • Chèques-repas

 

SFPIM accompagne également la formation continue de ses employés sur une base volontaire.

 

MODALITES DE DEPOT DE CANDIDATURES

 

Les personnes intéressées peuvent adresser leur candidature à Madame Alexandra Mineo par courrier électronique (a.mineo@sfpi-fpim.be) ou postal (32/4 avenue Louise – 1050 Bruxelles) en joignant les documents suivants :

  • Curriculum vitae
  • Copie des diplômes requis pour la fonction et autres attestations éventuelles
  • Lettre de motivation (description de la fonction actuelle et intérêt pour la fonction vacante)

 

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